jueves, 31 de marzo de 2011

SISTEMA DE ORDENAMIENTO NUMÉRICO

SISTEMA NUMÉRICO: Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.
sistema numérico de archivo se le asigna cada individuo, institución, razón social o asunto, un numero y todo los documentos correspondientes se archivan en la carpeta con ese numero. Al sistema alfabético se le llama sistema directo, porque se puede ir directamente a la gaveta de archivo y por medio de los titulos encontrar y archivar documentos. Al sistema numérico, por el contrario, se considera sistema indirecto, porque uno debe referirse antes a un archivo de tarjetas, para averiguar el número asignado, para luego poder archivar o buscar algún papel o documento.
A pesar de ser indirecto, el sistema numérico puede usarse ventajosamente en las siguientes circunstancias :

1.

En negocios donde los papeles o documentos de agrupan alrededor de casos determinados, contratos u operaciones, que se mantienen activos por periodos largos pero indefinidos y que requieren referencia extensiva y permanente.
2.
En operaciones donde el término de referencia es un número en vez de un nombre. Algunos departamentos, dentro de una misma institución, se dedican a una actividad que no se relaciona precisamente con nombres de personas. Es, por lo tanto, más eficiente, clasificar los documentos en dichos departamentos de acuerdo con números. Las compañias de seguros usan los números de las pólizas en vez de los nombres de los asegurados. En situaciones confidenciales, por ejemplo, se pueden ocultar los nombres de personas mediante el uso de titulos numéricos.



DEFINICIÒN DE LA TABLA DE RETENCIÒN DOCUMENTAL

Listado de seriescon sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

PARA QUE SE APLICAN LAS TRD
.
Contribuir a la racionalización de la producción documental.

Facilitan el manejo de la informaciòn.
Permiten a la administraciòn proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a travès de los tiempos de retenciòn en ella estipulados.
Garantiza la selecciòn y conservaciòn de los documentos que tienen caracter permanente.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

ETAPAS PARA LA ELABORACIÒN DE LAS TRD

Investigaciòn preliminar sobre la instituciòn y la fuente documental.
Anàlisis e interpretaciòn de la informaciòn recolectada.
Elaboraciòn y presentaciòn de la tabla de retenciòn para su elaboraciòn.
Aplicaciòn.
Seguimiento y actualizaciòn de las tablas de retenciòn.

DONDE SE APLICAN LAS TRD

En los archivos de gestiòn y hacen parte de la planeaciòn archivìstica de la entidad.


1 comentario:

  1. Bien Angélica, ojo con la palabra "Papel" al referirse a los documentos, no podemos copiar y pegar sin analizar antes,,,

    cordialmente,


    MARÍA MERCEDES DORIA PATERNINA
    Instructora Área de Gestión Administrativa y Financiera
    Sena-Regional Córdoba
    mmdoria@misena.edu.co

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